Embarquer ses équipes et réussir un projet de transformation digitale exigent effectivement d’expliquer aux équipes les raisons du changement et de les contextualiser dans une « situation d’urgence » qui légitime le projet et le rend vital pour la santé de l’entreprise. Reste ensuite à convaincre les différentes parties prenantes des bénéfices qu’apporte votre projet digital.

Ce type de projet exige également l’implication de la ligne managériale et de la direction. En plus des communications officielles, il est aussi utile d’utiliser d’autres sponsors au sein des services pour réduire la résistance au nouveau projet. Ainsi, des ambassadeurs qui sont confrontés aux mêmes enjeux métiers pourront expliquer les bénéfices de pair à pair.

Pour lever les résistances au changement, nous vous proposons une approche où la vidéo occupe une place centrale. Une place centrale qui s‘explique par les qualités intrinsèques du format en termes d’engagement, de formation et d’information des collaborateurs.

I Quels sont les apports de la video dans un projet de transformation digitale

1) Convaincre les sponsors et les collaborateurs de la nécessité du changement

[Le contexte]

Avant même le démarrage, il faudra d’abord présenter votre projet et convaincre en interne la direction et les autres sponsors d’adopter de nouvelles méthodes de travail. Dans un second temps, il sera utile de communiquer sur le pourquoi du changement et le contexte opérationnel.

[Atouts du format vidéo]

Convaincre la direction et les différents sponsors passe par différents formats vidéo :

– Présentation de la solution

– Présentation de l’entreprise

– Présentation produit/ service

Toutes ces vidéos de présentation possèdent un taux de conversion et d’engagement supérieur à n’importe quel autre contenu. Présenter une solution, un produit ou un service projette l’audience dans la solution. 97% des entreprises d’ailleurs estiment que la vidéo

permet aux utilisateurs de mieux comprendre leur offre (Source : Wyzowl, Global Survey, 2018) La valeur de ces vidéos réside dans la richesse des contenus dispensée avec brièveté. Elles apportent un aperçu, une mise en situation et le ROI de la solution. Dans votre stratégie vidéo, vous pouvez également adosser à ce premier contenu, d’autres vidéos qui présentent l’entreprise pour humaniser la solution et introduire les futurs partenaires.

[Cas pratiques]

L’interview d’un manager du futur prestataire :

ce format permet de montrer comment travaille le futur partenaire et permet d’entrer en immersion chez lui. Cela peut donner un aperçu de ses méthodes de travail et de sa force de frappe.

La vidéo de présentation institutionnelle de l’entreprise :

un format qui permet de présenter une marque, son service et ses équipes en très peu de temps. Ce contenu est idéal pour la prise de décision et choisir entre un partenaire ou un autre.

Le showreel :

cette vidéo permet d’aborder l’ensemble des fonctionnalités de la solution et de les corréler aux bénéfices clients qui en sont tirés.

Le teaser pour annoncer l’implémentation du projet :

En surcouche à un dispositif de communication classique, vous pouvez utiliser un teaser, en mode bande annonce pour enrichir votre newsletter collaborateurs, habiller le display dans vos bureaux, présenter votre projet sur l’intranet ou la plateforme LMS de votre entreprise. Votre taux d’engagement n’en sera que meilleur.

2) Communiquer sur le changement

[Le contexte]

La communication est essentielle pour embarquer les équipes dans le changement. Le référent en charge du projet met en place une stratégie de communication pour clarifier les nouveaux process, annoncer le rétroplanning, embarquer les collaborateurs.
Cette communication passe d’abord par la mise en place de la situation d’urgence. L’idée est de communiquer sur les raisons d’un changement rapide et les bénéfices apportés aux équipes. Le recours au storytelling permet de construire la vision du changement. Ce dispositif de communication doit également clarifier les étapes du projet et anticiper les résistances.

[Atouts du format vidéo]

Le recours à la vidéo dans le cadre d’un projet de transformation digitale se légitime pour plusieurs raisons :

– La vidéo véhicule un messages simplifié et attractif ;

– Le format met l’accent sur l’humain ;

– L’outil est collaboratif ;

– La production de contenu vidéo est devenue plus rapide et plus simple et se prête désormais à des contextes de communication qui exigent de la réactivité ;

– Les contenus sont toujours disponibles sur de nombreuses interfaces (intranet, réseaux sociaux d’entreprise, web-tv, plateforme de LMS…) ;

[Cas pratiques]

Vidéo de bilan :

ce format met en valeur de façon chiffrée (visualisation de données, infographies animées…) les raisons du changement. Dans cette vidéo vous pouvez aussi annoncer le but à atteindre et les bénéfices apportés par le projet de transformation digitale.

Vidéo d’annonce corporate :

le référent du projet a réussi à convaincre sa direction. Il s’agit maintenant de la faire intervenir en tant que sponsor du projet pour construire la vision du changement. Une interview d’un dirigeant qui explique soutenir le projet permet de renforcer la crédibilité du projet auprès des équipes.

La vidéo de rétroplanning :

l’idée de ces vidéos est de clarifier les étapes du projet pour anticiper les premières résistances qui s’expriment dans le fait de changer les habitudes de travail. Montrer en vidéo que le changement se passe en douceur et sans heurts aide à lever certains verrous psychologiques.

La vidéo reminder :

Rappeler les étapes clés via une vidéo est un moyen plus sûr de vous assurer que les collaborateurs aient bien le calendrier à l’esprit.

3) Impulser le changement/ Favoriser l’adoption pour améliorer la culture digitale de l’entreprise

[Le contexte]

Votre phase de POC se termine. L’heure des premiers bilans arrive. C’est aussi l’occasion de renforcer la culture digitale de l’entreprise grâce à ce projet de transformation.

La culture d’entreprise cimente la façon de collaborer des équipes et permet leur adhésion à de nouveaux projets. Une entreprise faisant de l’innovation un pilier de sa culture sera plus encline à adopter de nouvelles solutions et à réussir sa transition digitale.

[Atouts du format]

La vidéo permet de capitaliser sur vos premiers succès, et d’engager vos équipes en nommant des ambassadeurs. Par ailleurs, développer la vidéo comme média de formation permet également de développer le mentoring dans la conduite du changement. Pour éviter les résistances possibles, il est indispensable d’y préparer les salariés et d’identifier ceux qui constitueront les futurs ambassadeurs de la solution. La création de vidéos par ces futurs mentors permet de mettre à disposition des supports de formation pertinents.

[Cas pratiques]

Interview témoignage/ remerciements :

ce format permet de présenter en peu de temps les avancées et les réussites du projet. Il peut se concrétiser par une interview du référent du projet qui remercie les équipes ou par le témoignage de collaborateur en mode success story qui présente concrètement les bénéfices du changement.

Vidéo de visualisation de donnée / infographie :

ce support met en valeur le ROI du projet auprès des sponsors et des équipes. L’idée est de mettre en avant les KPI’s fixés au début du projet et de montrer leur progression. Cette vidéo a pour but de pérenniser le changement et d’être ensuite utilisée comme contenu d’évangélisation lors du déploiement de la solution à de nouveaux périmètres (entités, filiales ou business unit).

Rétrospective / making-of des premières étapes du projet :

plusieurs vidéos dans le cadre de ce projet de transformation digitale ont déjà été réalisées. Le moment est arrivé de capitaliser sur ce contenu et de réaliser une rétrospective ou un making-of. Ce contenu permet de montrer aux équipes la transversalité du projet et d’améliorer la culture digitale de l’entreprise. Ces vidéos présentent ainsi l’entreprise comme une entité agile qui développe son appétence pour l’innovation. Un plus pour votre marque employeur !

4) Former les collaborateurs et lever les freins à l’adoption

[Le contexte]

Un projet de transformation digitale présuppose plusieurs moments de formation : la formation initiale au moment du kick-off et la formation continue pour ancrer les pratiques et intégrer de nouvelles fonctionnalités si besoin. Ici, les contenus doivent s’adapter aux desiderata des collaborateurs, à leur emploi du temps et à leurs points de souffrance. Ces contenus permettent aussi la consolidation du savoir-faire et son adoption définitive.

[Atouts du format vidéo]

La tendance aux formations courtes, voire parfois très courtes – quelques minutes à peine, se confirme selon l’étude menée par Talentsoft sur l’avenir de la

formation en 2018. Selon cette étude, les nouveaux modes jugés efficaces pour la formation se répartissent entre la réalité virtuelle, le mobile learning et le vidéo learning.

Le video-learning est dans cette optique un outil de formation performant pour la conduite d’un projet digital. Il permet d’isoler les fondamentaux de formation et de les diffuser dans le temps pour apprendre et ensuite pour consolider. En d’autres termes, il privilégie des contenus fragmentés qui s’intègrent au quotidien et au mode de consommation de contenu des collaborateurs.

En outre, l’utilisation de la vidéo permet d’activer trois leviers pour rendre l’apprentissage plus efficace :

– L’attention est meilleure en vidéo (canaux visuels et auditifs sollicités en même temps,

montage rythmé, animation…) ;

– La compréhension est optimale car la vidéo permet de vulgariser les sujets les plus

complexes (motion design, médias d’illustration, voix-off…) ;

– La mémorisation est également meilleure grâce à la vidéo en comparaison aux autres

supports de formation (powerpoint, print…)

[Cas pratiques]

Le tutoriel de prise en main (pré-adoption) / le tutoriel après prise en main :

Le format correspond aux façons de consommer la vidéo dans la sphère privée. Le « tuto », le « tips & tricks » ou le « how to » font partie de la catégorie de vidéos la plus consultée sur la toile depuis plusieurs années. Il permet de montrer comment se plier aux nouveaux process et utilisation une nouvelle solution. Idéalement, une première série de tutoriels est utile pour la prise en main. Chaque tutoriel s’attarde sur un point clé (technique, réglementaire, process, vocabulaire, geste métier…). Cette première série de tutoriels doit ensuite être enrichie d’une seconde série de tutoriels davantage tournés vers les métiers pour répondre à certains usages spécifiques.

La F.A.Q en vidéo :

le support peut également inclure des vidéos qui montrent où rechercher certaines ressources utiles. Vous pouvez également décliner en vidéo les réponses aux principales questions. La vidéo apporte un aspect didactique bien plus facile à suivre qu’une F.A.Q rédigée sous forme de listes interminables.